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学院学生工作档案管理制度
2017-07-06 12:23   审核人:

档案管理工作是学院学生工作的重要组成部分,是维护和体现我院学生工作真实面貌的一项重要工作,是学生工作的真实记录,是集体的财富。为了规范档案管理工作,有效地传承、利用、保护学生工作档案,提高工作效率。结合学院的实际,制定本制度。

一、工作部门

1.档案管理工作由院学生会秘书处负责统一管理;

2.各部门应设管理本部门档案的副部长,负责日常档案的收集、整理以及保管工作;

3.各部门负责档案的副部长应与秘书处加强联系,沟通思想,交流经验,以便于档案管理制度的顺利推行。

二、档案的分类及内容

1.档案分类为:各类文件类(上级文件、申报表、申请表)、会议记录类、人事档案类、工作计划类活动内容及工作总结类及其他共六类。

有关档案都将据此分类:

(1)文件类:

文件(包括上级文件、申请表、申报表)一律按A4纸一份归类存档;

(2)会议记录类:

各个部门根据各自部门会议情况,包括会议时间、地点、会议内容、会议签到情况等,于学期末把本学期部门会议记录存档;

(3)人事档案类:

人事档案包括院学生干部任免、调动、奖惩等情况。主要由秘书处配合收集资料的完善;

(4)工作计划类:

各部门每学期工作开始(开学第一、二周)都应向主席团呈交一份详细的工作计划,做出本部门在未来一学期内的各项工作设想。此工作计划保留存档,以利于期末部门考核时起参照作用;

(5)活动内容类:

各部门组织活动应当制定活动计划书(策划书),并于活动结束后及时做出活动总结,并把工作总结于活动结束后3天内交于秘书处,此工作计划保留存档,以利于期末部门考核时起参照作用;凡集体获得的奖品、纪念品作为工作成绩的体现,必须交给秘书处妥善处理,任何人不得私自占有。

(6)工作内容类:

各部门于学期末要上交一份各项工作的详细记录。部长须递交一份详细的职务报告,报告应介绍任职期间的工作内容及工作经验教训,并存入档案;

2.学生干部档案管理:

秘书处档案组成员把各届学生会成员的档案设宗,主要含以下材料:

(1)学生干部个人档案;

(2)学生干部各学期的工作总结以及工作成绩评定;

(3)与学生干部本人有关的各类文字材料;

(4)各类材料均一式两份。

三、档案管理原则

1.当有秘书处档案管理员在场时,直接由管理员负责归档;

2.管理员不在时,应及时通知管理员,由管理员整理归档;

3.管理员归档时,应详细填写档案管理纪录;

4.未经过主席或者秘书长同意,任何人不得以私人借口借阅档案;

5.调档时,必须持有主席的签字证明;

6.调档时,必须有档案管理人员在场做详细记录,并填写档案借阅表;

7.档案一旦遗失,管理人员应立即上报有关部门并及时补档;

8.档案管理员不得私自翻看档案;

9.未经有关部门同意,任何人不得擅自改动档案,否则一经查实,报主席团严肃处理;

10.档案管理人员必须定期整理核查档案。

四、档案内容要求

1.活动策划书、活动筹备情况、活动及进程结果、活动结束后整理得经验、教训;

2.活动新闻稿。

五、档案查阅办法

为了加强档案管理工作,秘书处应完整、科学地保管好学生会的档案材料,以备查询、参考、交流,特制订本细则。

1.查阅前请对照秘书处档案清单,明确档案名称详细资料;

2.认真填写档案借阅登记表,并由审批人(部长)同意;

3.各部门在指定时间办理查档手续,并确认归还日期;

4.档案查阅完毕后请及时归还,过期不还且未讲明原因的将上报主席团并做严肃处理;

5.本细则适用于学生各项工作中直接形成的,对今后工作具有查考、利用价值的各种文字、图样、图表、奖证、声、像等不同形式的历史记录材料的管理工作。

六、档案的要求:

为加强学生工作档案管理制度的系统性、完整性和科学性,使学生工作形成一定的历史资料,特建立本制度。档案制度总则在于规范学生工作各类文件资料的管理,利于查询借阅及其他相关工作的有效开展。

1.每届学生干部换届之前应整理转交本届学生工作档案;

2.学期初,由秘书处负责收集整理各部门部员最新名单及联系方式;学期末,干部评定等一切评定资料及其结果应及时上交秘书处并存档;

3.遇有学生干部工作调动或辞职离任时,要及时报于秘书处备案;

4.对符合规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向档案组或者档案工作人员移交,集中管理,任何人不得据为己有;

5.院学生工作的其它文件及文字资料是否列入院学生工作档案,由院学生工作办公室决定;

七、档案资料范围:

本制度所称“档案”包括以下内容:

1.各级文件;学生干部成员名单及主要学生干部档案;各部门的工作计划、总结活动照片,DV记录等;学生工作财务记录、值班记录和会议记录;历届学生干部的考核表;学生工作的工作简报及上报的其它资料;以及各部门、各班委通讯录;以及委员认为要保存的其它资料;

2.档案要做到格式规范、内容完备、条理清楚,手写的应用碳素墨水工整书写。A4纸文档是指文书、档案等原始的或电子的资料。

八、本制度要求全体学生干部认真遵守执行。

九、本制度由院学生会秘书处负责监督执行。

十、本制度最终解释权归学院学生工作办公室。

十一、本制度自公布之日起实行。

 

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